Warum die Budgetplanung bei einem Produktionsunternehmen jetzt in drei Tagen statt vier Wochen läuft
Erfahrungen aus einem sechsmonatigen Digitalisierungsprojekt
Ein mittelgroßer Maschinenbauer mit 120 Mitarbeitern kämpfte jedes Jahr aufs Neue mit seiner Budgetplanung. Jede Abteilung schickte Excel-Dateien hin und her, Versionen gingen durcheinander, und am Ende musste die Controlling-Abteilung alles manuell zusammenführen. Der Geschäftsführer wollte eine Lösung, die ohne SAP-Integration auskommt.
Der neue Setup
Wir haben uns für Jedox entschieden, eine Planungssoftware, die sich direkt mit dem bestehenden ERP-System verbinden lässt. Dazu kam ein standardisierter Freigabeprozess über ein einfaches Workflow-Tool. Keine revolutionäre Technologie, sondern durchdachte Prozesse mit den richtigen Werkzeugen.
Konkrete Verbesserungen
Die Planungszeit verkürzte sich von 28 auf 3 Arbeitstage. Abteilungsleiter können jetzt in Echtzeit sehen, wie ihre Zahlen ins Gesamtbudget passen. Änderungsanfragen gehen digital raus und werden nachvollziehbar dokumentiert. Die Controlling-Abteilung hat 85 Prozent weniger Abstimmungsaufwand.
Wo es hakte
Die größte Hürde war nicht die Technik, sondern die Menschen. Drei Abteilungsleiter weigerten sich anfangs, ihre Excel-Tabellen aufzugeben. Erst als sie merkten, dass sie durch das neue System früher Feierabend machen können, zogen sie mit. Die Schulungsphase dauerte doppelt so lang wie geplant.
Kosten für Lizenzen und Einrichtung lagen bei 22.000 Euro. Die jährliche Lizenzgebühr beträgt 4.800 Euro. Trotzdem rechnet sich das System bereits im zweiten Jahr durch eingesparte Arbeitszeit und bessere Planungsgenauigkeit.